Cómo recordar a los invitados que confirmen sin agobiar

Protocolo y Etiqueta lo dice claro: responder a una invitación, para ir o para excusarse, es una obligación de etiqueta. Y reconoce lo que pasa: mucha gente no responde, o lo hace tarde.

Según el Libro imprescindible de las bodas de 2023, de media no va el 19 % de los invitados. En una boda de 117, la media de ese estudio, son unas 22 personas, y casi todos los gastos se calculan por invitado. Una wedding planner lo resume en ¡Hola! Novias: el catering pide un número aproximado diez días antes y el definitivo tres días antes, y el menú de quien falta después lo pagan los novios.

Y no es solo el menú. La misma planificadora recuerda que con el autobús pasa igual: si se contratan plazas para quien no confirmó, sobran y se pagan. El plan de mesas tampoco puede cerrarse hasta saber quién viene, ni los marcasitios imprimirse. Cada respuesta que llega a tiempo es una decisión menos en la última semana, que es cuando menos tiempo hay. Cómo sentar a los que vienen lo contamos en cómo organizar las mesas de la boda.

Protocolo y Etiqueta pide a los invitados contestar como mínimo un mes antes de la boda. Pero la fecha que cuenta es la vuestra: la fecha límite para confirmar, que conviene poner una semana antes del día en que el catering quiere el número. Cómo elegirla lo explicamos en qué fecha límite poner para confirmar.

• Un recordatorio, unos días antes de la fecha límite. Nuestra calculadora lo pone 5 días antes: tiempo para contestar sin que parezca urgente.
• Solo a quien no ha contestado. Quien ya respondió no necesita oírlo otra vez.
• Una llamada después, a quien siga sin responder cuando pase la fecha.

La calculadora de fechas pone el recordatorio en vuestro calendario, junto a la fecha límite y el día del catering.

Protocolo y Etiqueta propone una «ronda recordatoria» para recordar que agradeceríais una respuesta. Lo que la hace amable:

• Sin reproches. Que estáis cerrando la lista y aún no tenéis su respuesta, no que «todavía no ha contestado».
• Con el enlace, para que contestar sea un momento. Quien perdió la invitación no tiene que buscarla.
• Con la fecha, la de la boda y, si queréis, la fecha límite.
• Uno a uno, mejor que en el grupo de la familia, donde nadie se siente aludido o todos se sienten señalados.

Un ejemplo: «¡Hola, Rosa! Estamos cerrando la lista y aún no tenemos tu respuesta a la invitación. Confirmar es un momento, aquí mismo: [enlace]. ¡Gracias!». En nuestra biblioteca de textos hay más recordatorios, escritos para que valgan igual para una persona que para una familia.

Protocolo y Etiqueta habla de llamar, mandar un correo o un mensaje. El mensaje es lo más rápido y deja el enlace a mano; la llamada, lo más eficaz con quien no contesta. Bodas.net aconseja tirar de la agenda del teléfono y confirmar con el mayor número posible, y recuerda que muchos invitados pierden la invitación con el tiempo: una web o un correo donde contestar lo resuelve.

Con los abuelos y con quien no usa el móvil, lo más fácil es llamar y apuntar su respuesta vosotros: lo contamos en invitados que no usan el móvil.

Bodas.net lo asume: siempre habrá alguno que no confirme aunque se le llame varias veces. Para esos casos aconseja hablar con el catering y pedirle opciones, y ¡Hola! Novias recomienda pactar con él, al cerrar el número, un margen de cortesía para las bajas de última hora.

Lo que conviene decidir es si contarlos o no, y decirlo al catering con el número: contarlos es pagar un cubierto que quizá nadie ocupe; no contarlos, arriesgarse a que lleguen sin sitio.