Fecha límite para confirmar asistencia: cómo elegirla

El catering, el restaurante o la finca necesitan saber cuántos comen para comprar, preparar y poner las mesas, y a partir de ese número es el que se paga. Cada contrato pone su día. ¡Hola! Novias habla de cerrar la lista entre siete y quince días antes de la boda, y esto es lo que publican algunos de ellos:

El vuestro puede ser cualquiera de ellos, o ninguno: por eso la pregunta va antes que nada, antes incluso de mandar las invitaciones.

Entre la fecha límite y el día del catering hace falta tiempo para tres cosas: recordárselo a quien no ha contestado, llamar a quien siga sin hacerlo y repasar la lista antes de dar el número. Con una semana basta si la lista es corta; con dos, se respira.

Si el catering pide el número diez días antes, la fecha límite cae entre diecisiete y veinticuatro días antes de la boda. La calculadora de fechas hace la cuenta con el día de vuestro contrato y la pone en vuestro calendario, con el recordatorio.

La Comunidad de Madrid aconseja que todo lo acordado con el restaurante quede por escrito: el precio del cubierto, qué pasa si hay algún cambio, las condiciones de cancelación, la señal y los pagos. Para la fecha límite, tres preguntas:

• Qué día hay que dar el número definitivo, y si hay una cifra aproximada antes.
• Qué margen hay después. Un hotel de Burgos admite hasta un 5 % de bajas sin coste hasta 72 horas antes, y el modelo de contrato de la Región de Murcia deja subir o bajar el número un 10 % hasta cinco días antes. ¡Hola! Novias recomienda pactar ese margen de cortesía.
• Qué se paga si van menos. En el modelo murciano, los cubiertos contratados, vaya quien vaya; el hotel de Burgos cobra enteras las bajas que llegan pasadas las 72 horas.

Al pie de la invitación, con la forma de contestar. La fórmula clásica es S.R.C., «se ruega contestación» o «se ruega confirmación», la versión española del francés R.S.V.P.; en una invitación más cercana basta una frase: «Nos encantaría saber si venís antes del 15 de mayo».

Con día y mes, sin más: «antes del 15 de mayo» se entiende mejor que «con un mes de antelación», que obliga a cada invitado a hacer la cuenta. Y que sea la misma fecha para todo lo que haya que contestar, también el menú y las alergias.

Recordar no es de mala educación: Protocolo y Etiqueta lo llama una ronda recordatoria, por teléfono, por email o por mensaje, cuando llegan pocas respuestas. Lo que funciona es mandarlo unos días antes de la fecha límite y solo a quien falta, para no molestar a quien ya contestó.

A quien siga sin responder, una llamada. Al catering no se le puede dar un «quizá», y una llamada de dos minutos lo resuelve antes que un tercer mensaje.

Si todavía no habéis dado el número, se le apunta y ya. Si ya lo habéis dado, depende del margen pactado: dentro de él, una llamada al catering; fuera de él, hay que ver si cabe, y es una conversación más fácil con el contrato a mano. Lo mismo vale al revés, para quien confirmó y no puede venir: avisar cuanto antes es lo que deja usar el margen.